Je hebt maanden, misschien wel jaren, uitgekeken naar jullie trouwdag. Alles is geregeld: de locatie ligt vast, de gasten zijn uitgenodigd, de jurk hangt klaar en de laatste puntjes staan op de i. En dan verschijnt er een paar dagen voor de bruiloft ineens een bericht: het Hitteplan is van kracht.

Paniek? Dat is gelukkig niet nodig, maar het is wel goed om extra aandacht te besteden aan een paar punten.

Als weddingplanner krijgen we regelmatig telefoontjes van bruidsparen die zich zorgen maken  over het weer rondom de bruiloft. Maar hoe is dit wanneer er vlak voor je bruiloft extreem warm weer wordt voorspeld? Het goede nieuws is dat er ook op het laatste moment nog verrassend veel mogelijk is om jullie trouwdag comfortabeler te maken.

Eerst: blijf rustig en kijk naar de impact.
Een hittegolf betekent niet automatisch dat jullie trouwdag in het water valt. Sterker nog: veel van de onderdelen van een bruiloft kunnen met kleine aanpassingen prima doorgaan.

Begin met het maken van een overzicht:
* Welke onderdelen vinden buiten plaats?
* Zijn er schaduwplekken aanwezig?
* Is er een binnenruimte beschikbaar?
* Welke gasten kunnen extra gevoelig zijn voor de warmte?

Door eerst de risico’s in kaart te brengen, kun je gericht oplossingen zoeken. Hieronder nog een aantal tips:

1. Neem (of jullie weddingplanner/ceremoniemeester) contact op met de trouwlocatie
De locatie is vaak je belangrijkste partner wanneer er onverwacht weer wordt voorspeld.Vraag bijvoorbeeld:

* Zijn er extra parasols beschikbaar?
* Kan de ceremonie worden verplaatst naar een schaduwrijke plek met de zelfde sfeer?
* Zijn er ruimtes met airconditioning beschikbaar?
* Kunnen deuren of terrassen eerder worden geopend?
* Zijn er extra watervoorzieningen mogelijk?

Veel locaties hebben ervaring met warme zomerdagen en kunnen vaak snel schakelen.

In het geval van extreem weer is het soms goed om opnieuw te kijken naar een dagindeling. Staat de ceremonie gepland om 13.00 of 14.00 uur in de volle zon? Dan is het verstandig om te kijken of een aanpassing mogelijk is. Soms kan een ceremonie een uur eerder of later plaatsvinden. Ook het draaien van de opstelling kan veel verschil maken. Een ceremonie waarbij gasten recht in de zon zitten, wordt vaak als veel warmer ervaren dan wanneer zij in de schaduw plaatsnemen.

2.Informeer jullie gasten
Een van de meest effectieve maatregelen kost niets: communicatie.
Stuur een korte update via WhatsApp, e-mail of jullie trouwwebsite in de trant van: “Volgens de weersverwachting wordt het erg warm tijdens onze trouwdag. Wij zorgen voor voldoende verkoeling en drinkwater. Houd hier zelf ook rekening mee met luchtige kleding, zonnebrand en eventueel een zonnebril.”
Gasten waarderen deze informatie enorm en kunnen zich beter voorbereiden.

3.Regel extra waterpunten
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste last-minute maatregel. Vraag de locatie of het mogelijk is om:
* Extra kannen water neer te zetten.
* Waterdispensers te plaatsen.
* Flesjes water klaar te zetten bij aankomst.
* Regelmatig water rond te laten gaan tijdens de ceremonie.

Veel mensen drinken tijdens een bruiloft automatisch wijn, bier of frisdrank, maar vergeten voldoende water te nemen. Juist op warme dagen is dat essentieel.

4. Leg een voorraad waaiers neer
Een simpele maar effectieve oplossing.
Leg ze op de stoelen tijdens de ceremonie of plaats ze in een mand bij de ingang.
Niet alleen praktisch, maar vaak ook een leuke toevoeging aan de styling!

5. Denk aan zonnebrand
Veel gasten vergeten zonnebrand mee te nemen naar een bruiloft en het is belangrijk om na een paar uur weer opnieuw te smeren. Een mandje met verschillende zonnebrandproducten bij de entree, toiletten of buitenbar wordt vaak verrassend veel gebruikt. Het is een kleine investering die voorkomt dat gasten aan het einde van de dag met verbrande schouders of gezicht naar huis gaan.

6. Overleg met de fotograaf: Pas zo nodig de planning van de foto’s aan
Bruidsparen zijn vaak bang dat de fotosessie niet meer door kan gaan. Gelukkig is dat zelden nodig.Bespreek met jullie fotograaf of bepaalde foto’s kunnen worden verplaatst naar de ochtend of juist het einde van de dag.
Veel fotografen geven zelfs de voorkeur aan de avonduren vanwege het zachtere licht. Dat levert vaak nog mooiere beelden op dan foto’s midden op de dag, vanwege de felle zon.

7. Maak slim gebruik van de binnenruimte
Ook als jullie bewust voor een buitenbruiloft hebben gekozen, hoeft dat niet te betekenen dat alles buiten moet blijven. Jullie kunnen er zoveel mogelijk voor kiezen om buiten alles te doen, maar dan af te wisselen met momenten binnen. Denk bijvoorbeeld aan:

* Binnen dineren.
* Het aansnijden van de taart binnen (Soms erg prettig ook voor de taart bij extreme hitte).
* Een gekoelde loungehoek creëren.
* Een rustige ruimte voor ouderen en jonge kinderen.
Een combinatie van binnen en buiten werkt tijdens een hittegolf vaak verrassend goed.

8. Vergeet niet de bruidstaart!
Zoals al kort hierboven benoemd: de taart! Neem nog even contact op met de taartenbakker en bespreek de verwachte temperaturen. Sommige taarten hebben extra koeling nodig of kunnen beter later worden opgebouwd. Niemand wil dat de bruidstaart eerder smelt dan het ijs in de drankjes.

Een hitteplan enkele dagen voor je trouwdag voelt als iets waar je geen controle over hebt. En dat klopt ook! Snel schakelen en communicatie onderling kom je vaak al heel ver en blijft er niets over dan GENIETEN van de dag waar jullie al zolang naar toeleven!